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Colaboração: os pilares para uma adoção eficaz

Com a transformação digital, cresce o uso de redes sociais corporativas e videoconferências; entender as soluções que mais se encaixam no perfil da empresa são os primeiros passos

Soluções de videoconferências, chats e até mesmo rede sociais corporativas fazem parte do dia a dia das empresas. Todas essas ferramentas integram uma nova era colaborativa, na qual a presença nos escritórios passou a ser secundária, assim como as tradicionais reuniões de trabalho. “As atividades estão sendo automatizadas e a colaboração é cada vez mais importante para manter a produtividade, não só entre as pessoas da mesma área, mas de toda a companhia”, ressalta Cláudio Carvajal, professor e coordenador acadêmico dos cursos de administração e de gestão de TI da Fiap (Faculdade de informática e Administração Paulista).

Segundo ele, o primeiro passo para adotar um projeto de colaboração é definir os objetivos da empresa e entender quais áreas serão beneficiadas. “É preciso identificar o que vai mudar. Essa integração vai facilitar a comunicação entre vendedores? Entre departamentos diferentes? Agilizar os processos de vendas? Isso precisa estar claro antes de optar por uma ou outra tecnologia”, explica.

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Em seguida, é hora da escolha da tecnologia. A empresa pode criar suas próprias plataformas de comunicação ou usar soluções já prontas e disponíveis. Segundo o professor, tudo depende do tamanho do negócio e dos objetivos estabelecidos. “Uma vez definidas as metas, deve-se pesquisar as soluções disponíveis no mercado e fazer orçamentos”, ressalta. É importante também analisar as vantagens e desvantagens de cada ferramenta, comparando diferentes plataformas. Configurar a infraestrutura de rede, garantindo que a capacidade de memória e velocidade da internet comportem as opções, também é fundamental.

Depois de escolher as ferramentas, é hora de criar uma política interna, com normas e orientações de uso. “Se for uma empresa de grande porte, pode ser mais complexo, já que envolve muitas pessoas. É importante deixar claro aos colaboradores como ficarão os processos com a adoção das novas tecnologias”, ressalta o professor. Para isso, segundo ele, é importante envolver as equipes em todo o planejamento. “O sucesso de um projeto de colaboração está na adaptação dos colaboradores à nova cultura. É importante entender o que eles já usam para facilitar a mudança”.

As redes sociais corporativas são exemplos disso. Com interfaces parecidas com plataformas como o Facebook, são mais fáceis de se adaptar. “Usar ferramentas semelhantes àquelas que já fazem parte do dia a dia facilita o andamento do projeto, já que os funcionários têm familiaridade com elas”, ressalta Carvajal. Já a capacitação dos colaboradores, por meio de treinamentos e cursos, garante o uso correto dos softwares, evitando que o investimento não tenha retorno.  

O CIO tem um importante papel em toda essa mudança: desenvolver a nova cultura, acompanhar os resultados e garantir que as plataformas sejam bem utilizadas. “Ele precisa ouvir os funcionários, entender o que funciona ou não e envolver toda a equipe para que os resultados apareçam. Com esse novo modo de trabalho, as hierarquias tendem a diminuir, já que todos colaboram entre si. E é importante que o líder de TI esteja por trás disso”.

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Imagem: shutterstock

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